Ticari işletmelerin yıllık giderlerini minimize etmek adına başvurdukları çözüm yollarından biri de fotokopi ve yazıcı kiralama. Peki bu süreç nasıl işliyor, kiralama yapıldıktan sonra yaşanan olaylar neler, kısaca izah etmeye çalışalım.

Kurulum ve Bilgilendirme

Sözleşmeye mutabık kalınıp imzalar atıldıktan sonra fotokopi kiralama firması bünyesinde yer alan teknik personel tarafından cihaz teslimi yapılır.

• Şirket, cihazı sıfır olarak alır. Kutusu kurulum yapılacak olan yerde açılır ve cihazın bağlantısı gerçekleştirilir.
• Eğer bir ağ içinde çalışma durumu varsa; şirket içindeki bilgisayarlarla fotokopi makinesinin eşleşmesi sağlanır.
• Cihaz, faks, yazıcı ve tarayıcı gibi özellikleri taşıyorsa bunları kullanmak için neler yapılacağı anlatılır.
• Cihazın açma-kapama, arıza uyarısı takip etme, kağıt koyma, kopya ayarı vs gibi teknik kullanım detayları şirket personeline anlatılır.

Periyodik Bakımlar

Her cihazın belirli dönemlerde teknik kontrolden geçmesi gerekir. Bu kontrol, arıza yapma olasılığını azalttığı gibi cihazdan alınan verimi de standart kılar. Kiralama firmasında yer alan fotokopi makinesi teknik servis elemanları tarafından cihazın bulunduğu yere mobil hizmet sağlanarak gereken müdahaleler yapılır.

Aylık Ölçüm / Raporlama

Aylık ölçümler genellikle sayfa başı fotokopi kiralama modellerinde yapılır. Ödenecek ücret, bu ölçüm sonrasında şirkete fatura edilir. Cihazın hafızasında o güne kadar kaç adet basım yapıldığı kaydedilmiş durumdadır. İlgili teknik personel tarafından şeffaf bir şekilde rapor yazılır ve şirkete kullanım detayları izah edilir.

Parça Değişimi / Toner Desteği

Kartuşlu fotokopi makinesi tercih edildiğinde kopyalama veya yazıcı özelliğinin kullanıma devam edilebilmesi adına belirli zaman aralığında toner değişimi gerekir. Kiralama hizmeti sunan firma, bu değişimden de sorumludur. Ortalama kullanım miktarına bağlı olarak bir tonerin ne kadar süre idare edilebileceği hesaplanır ve şirkete o sayıda yedek bırakılır. Herhangi bir aksilik yaşanmaması adına genellikle tahmini bitme süresinin öncesinde parça teslimi yapılır.

Arıza Durumunda Müdahale

Fotokopi makinesi arıza yaptığında mümkün olan en kısa süre içinde müdahale yapılarak sorun giderilir. Öncelik, cihazın bulunduğu yerde tamir edilmesidir. Ancak zorunlu durumlarda firmanın teknik ofisine de taşınması söz konusu olabilir. Gerekli ekipman serviste bulunması nedeniyle ve şirketteki akışa olumsuz etki bırakmamak adına yapılan bu taşınma işlemi sonrasında, şirketin ihtiyacını giderebilmesi için arıza bakım süresi boyunca en uygun fotokopi makinesi tahsis edilir.