Fotokopi makinesi, kağıtla işi olan her firma için elzem bir ekipmandır. Ancak satın alma maliyeti yüksek olduğu için çoğu firma kiralama yoluna gitmektedir. Fotokopi kiralama fiyatları ise cihazın taşıdığı niteliklere bağlı olarak değişir. İşiniz için en iyi fotokopi makinesini seçmek istiyorsanız; bu özelliklere göz gezdirmeniz tavsiye edilir.

Renkli / Siyah-Beyaz

Fotokopi makinelerinde ayırıcı olan ilk özellik baskı esnasında sunduğu renk desteğidir. Sadece siyah-beyaz baskıya izin veren cihazlar ucuz fotokopi makinesi arayışında olanlar için uygun bir tercih olabilir. Ancak halihazırda piyasaya sürülen modellerin büyük bir çoğunluğu renkli baskı imkanı da sunar. Tonerli cihazlarda, isteğe bağlı olarak farklı renklerde mürekkep içeren parçalar takılarak çözüm bulunabilir.

Kağıt Boyutu

Şirketlerin büyük bir kısmı için sadece A4 boyutunu destekleyen fotokopi makineleri yeterli olabilmekte. İşiniz A3 ve daha büyük boyutlu kağıtlara ihtiyaç duyabileceğiniz durumları içeriyorsa, seçeceğiniz model de buna yönelik olmalı.

Baskı Kapasitesi

Baskı kapasitesi; bir cihazın dakikada kaç adet kopyalama yapabildiğini ifade etmek için kullanılan bir terimdir. Minimum 15 değerine sahip modeller artık piyasada çok az rastlanır olmuşlardır. Günümüz teknolojisi dakikada 50 adet kopyaya kadar çıkabilen cihazlar üretilmesini sağlar. Eğer bir kırtasiye için fotokopi makinesi tavsiye edilecekse; muhakkak yüksek baskı kapasiteli ürünler işaret edilmelidir.

Kapasite konusunda cihazın giriş ve çıkış modüllerinde alabildiği kağıt sayısı da önemlidir. Geniş hazneli cihazlarsa kağıt ilave etme süresi kısalacağından işgücü de minimuma indirilmiş olur.

Ağa Bağlanma

Fotokopi makinelerini online ve offline olarak iki kısma ayırabiliriz. Online cihazlar, şirket içi network ile uyumlu çalışarak yüksek performans ortaya koyarlar. Bu sayede aynı konumda birden fazla personelin cihazdan faydalanması sağlanabilir. Ayrıca çoklu komut alabilme özelliği olan cihazlarla e posta gönderme veya veri depolama imkanından da faydalanılabilir.

Online cihazlar, kurumsal yazıcı kiralama düşüncesi olan firmalar için de uygun modelleri kapsar. Şirket içinde birden fazla ofisin çıktı almasına olanak tanıyan bu cihazların bazıları scanner (tarayıcı) desteği de sunar.

Kopyalama Özellikleri

Fotokopi makinelerinde beceriyi ifade etmek için desteklediği kopyalama özelliklerine vurgu yapılır. İlk olarak herhangi bir dış müdahaleye ihtiyaç duymadan kağıt alabilme özelliği incelenmelidir. Çoklu kopyalama yapılacaksa, cihazın besleme kapasitesinin önemi artar. Ayrıca çift taraflı baskılar veya kitapçık şeklinde kopyalama yapabilmek de cihazın teknik donanımıyla alakalıdır. Bazı cihazlar, işlem sonunda delme ve zımbalama niteliği de taşır.