Öncelikle “en iyi fotokopi makinesi sizin işinizi layıkıyla görendir” diyerek konuya giriş yapalım. 1938 yılında icat edilen bu güzide alet, 60’lı yıllara gelindiğinde Xerox markası ile seri üretime geçmiş ve piyasaya sürülmüştür. O günden beri sürekli gelişip yeni özellikler barındıran fotokopi makinesi, modern iş hayatının da vazgeçilmez bir parçasıdır.

Her üründe olduğu gibi fotokopi makinelerinde de sahip olduğu özelliklere ve teknolojiye ayak uydurabilirliğine göre değişen bir fiyat skalası hakim. Bu durum; şirketlerin satın alma yoluna gittiğinde daha çok pazar araştırması yaparak vakit kaybına neden olduğu gibi yüksek bir maliyeti de beraberinde getirebiliyor. Ancak leasing yani kiralama modeliyle daha sağlıklı çözümler bulmak da mümkün.

İlk Adım: İhtiyacı Belirlemek

Satın almayı düşünen şirkete kiralık fotokopi makinesi tavsiye ederken, ekonomik avantajlarının yanında doğrudan işe yönelik faydalar da sunmak gerekiyor. Bunun için de önce şirketin çalışma temposu, günlük ortalama iş hacmi ve gelecek planı gibi verilerin ortaya dökülmesi şart.

Şirketin ilgili departmanı tarafından geriye dönük (en az 6 ay) bir maliyet tablosu ortaya konularak başlanabilir. Bu süreçte ne kadar kağıt tüketildiğini ve cihazın en çok ne amaçla kullanıldığını saptamak için bu inceleme önemlidir. Daha sonra sıra en uygun fotokopi makinesi bulmak için özelliklere yönelmeye gelir.

Çok Yönlü Kağıt ve Renk Desteği

A4 boyutundaki kağıtlar, iş hayatında en çok tercih edilen türdür. Fakat bazı iş alanlarında daha farklı boyutlara ihtiyaç duyulabilir. Özellikle A3 ve daha büyük boyutları destekleyen cihazlara yönelmek, bu tip firmalar için elzemdir.

Siyah-beyaz ağırlıklı kopyalama sizin için yeterliyse renkli fotokopi kiralama yoluna gitmek gereksiz bir maliyet artışına neden olabilir. Ancak şirket ihtiyacınız bu yöndeyse, cihazın renk desteğini mutlaka kontrol etmelisiniz.

Online Çalışabilme ve Baskı Kapasitesi

Yoğun bir işi olan şirketlerde cihazın dakikada kaç sayfa kopyalayabildiğine dikkat edilmesi gerekir. Günümüzde üretilen çoğu modelde, dakikada minimum 15 adet baskı yapılır. Ancak profesyonel modellerde bu sayı 50’ye kadar çıkabilir.

Şirketinizde birden fazla kişi fotokopi makinesi kullanıyorsa ya da ortak bir besleme alanı oluşturuyorsanız; seçilen cihazın network bağlantısına uyumlu olması gerekir. İşletim sisteminiz ve ağ özellikleriniz incelenerek bunları destekleyen bir cihaz tespit edilir.

Yazıcı & Faks Barındırma

Fotokopi ihtiyacı olan şirketlerin büyük bir kısmı kurumsal yazıcı kiralama firmaları ile dirsek teması halindedir. Çünkü gelişmiş modellerde fotokopi makinesi aynı zamanda printer, faks ve hatta tarayıcı olarak da kullanılır.