Ofis hayatının kan pompalayan cihazı olarak nitelendirebileceğimiz fotokopi makinesi seçimi çoğu zaman hayal kırıklıkları ile sonuçlanıyor. Bunun nedeni ise ihtiyaca değil popülariteye ya da fiyata göre seçim yapmak. Marka bilinirliği ve bütçe elbette ki önemli kalemler. Ancak asıl dikkat edilmesi gereken nokta; satın aldığınız makinenin size ne kadar fayda sağladığı. 10 adımda en uygun fotokopi makinesi nasıl seçilir merak ediyorsanız, buyurun başlayalım.

Online/Offline Çalışma Durumu

Fotokopi makinesi özellikleri içinde ilk olarak ağa bağlanma kriterine dikkat edilmelidir. Çalıştığınız ortamdaki networke bağlanabilen bir cihaz, farklı noktalardan aldığı komutları yerine getirme özelliğine sahip olur. Bu da zamandan tasarruf sağladığı gibi çok yönlü bir çözüm sunar. Çünkü online çalışan cihazlar aynı zamanda yazıcı görevi de görür.

Kopyalama Kapasitesi

Cihazlardaki baskı adedi genellikle 15 ila 50 arasında değişen bir skala ile ifade edilir. Bu sayılar fotokopi makinesinin dakikada kaç adet kağıt çıkarabildiğini ortaya koyar. İşyerinizin hacmine göre bir değerlendirme yaparak bu konudaki kararınızı verebilirsiniz. En ucuz fotokopi makinesi modelleri bu kapasitenin düşük olduğu ürünler arasındadır.

Renkli / Siyah-Beyaz Seçimi

Modern ürünlerin büyük bir kısmında renkli baskı imkanı da sunulmakta. Ancak desteklediği renk sayısı veya toner kullanımı açısından çok büyük farklar barındıran modeller de mevcut. Çoğu şirket, renk paleti yüksek çeşitlilik arz ettiği için bütçesinin üstünde bir cihaza yöneliyor. Yıl boyunca renkli fotokopi makinesi ihtiyacı hissettiği anların toplamı ise bir elin parmaklarını geçmiyor.

Kağıt Desteği

Fotokopi makinesi kullanırken baz alınan esas kağıt ölçüsü A4 boyutudur. Ancak bazı işyerlerinde A3 ve daha büyük ölçeklerde çoğaltıma ihtiyaç duyulabilir. Seçeceğiniz cihazın hangi boy kağıtları desteklediğini bilerek adım atarsanız, daha sağlıklı bir karar vermiş olursunuz.

Tarayıcı Özelliği

Tarayıcı ya da diğer adıyla scanner özelliği olan fotokopi makineleri, şirketler için önemli bir problem çözücü olabilir. Dijital ağa bağlı olan bir cihaz, taranan belgenin ofis içinde kolayca dağılmasına ve ayrıca depolama alanlarına transferine yardımcı olur.

Faks Çekebilme Yetisi

Her ne kadar kullanımı eskisi kadar yaygın olmasa da bazı firmaların arşiv çalışması için hala faksa ihtiyaç duyabiliyor. Fotokopi makinesi alırken aynı zamanda bir faks da satın alabileceğinizi bilmeniz önemli. Çünkü tek bir modelle ihtiyacınızı giderebilirsiniz.

Kağıt Besleme Fonksiyonu

İşyerinizde sürekli fotokopi başında çalışan bir personel olsa dahi yığın haline gelen kağıtları otomatik alan bir cihaz bulundurmanız daha yararlı olacaktır. Toplu çekim işiniz fazla oluyorsa (kırtasiye, okul vb) ADF olarak kısaltılan bu özelliği barındıran bir fotokopi makinesi seçmeniz önerilir. Aksi halde her kağıdı manuel olarak cihaza yerleştirmeniz gerekir.

Çift Yönlü Baskı Özelliği

Kağıt tasarrufu için atılan önemli adımlardan biri de kağıdın her iki yönünü kullanmaktır. Bazı fotokopi makinelerinde panel üzerinden yapılan küçük bir ayar değişikliği sayesinde kağıdın çift taraflı baskıya girmesi sağlanır.

Asetat Baskı Desteği

Birçok şirket sunum ve toplantılarında projeksiyon kullanmaya devam ediyor. Her ne kadar HDMI teknolojisi hızla büyüse de bu şekilde bir tercihiniz varsa asetata baskı yapan bir fotokopi makinesi seçmek daha çok işinize yarayacaktır.

Satış Sonrası Destek

Fotokopi makinesi almak sizi bir cihaz sahibi yapar ancak birçok olası probleme de merhaba demiş olursunuz. Kullandığınız süre boyunca parça değişimi ya da arıza gibi durumlar söz konusu olmasa dahi periyodik bakımlarını yaptırmanız gerekir. Bu noktada cihazı aldığınız firmanın satış sonrası destek hizmetlerini de muhakkak incelemeniz önerilir. Alım yaptığınız firma mümkünse aynı zamanda teknik servis olarak da çalışmalıdır.